Date de contact
Denumire completă: BITHAT SOLUTIONS SRL
Formă juridică: Societate cu Răspundere Limitată, capital privat 100%
Sediul social: str. Frumoasă, nr. 30, sector 1, București, 010987
CUI / CIF: 36710980 / RO36710980
Număr de înregistrare la Registrul Comerțului: J2016014578402
E-mail de contact: ael@documenta.ro
Telefon: 021 336 33 68
Website: https://www.bithat.ro
Descrierea generală a politicilor, procedurilor și tehnologiilor utilizate
Serviciul nostru de arhivare electronică este conceput pentru a asigura păstrarea pe termen lung, integritatea și accesibilitatea documentelor electronice, în condiții de securitate și conformitate deplină cu normele în vigoare.
Politici și principii
- Conformitate legală: Toate procesele respectă cerințele Legii nr. 135/2007, OUG nr. 89/2022, Regulamentului (UE) nr. 910/2014 (eIDAS) și normelor metodologice emise de ADR;
- Integritate și autenticitate: Fiecare document arhivat este verificat și asociat unei semnături electronice calificat, garantând faptul că documentul nu a fost alterat după depunere;
- Securitate informațională: Sistemul electronic de arhivaer este protejat prin criptare, control granular al accesului, autentificare multifactor și jurnalizare completă a evenimentelor;
- Redundanță și continuitate: Datele sunt stocate redundant, în centre de date distincte geografic, asigurând recuperarea rapidă în caz de incident;
- Audit și trasabilitate: Fiecare operațiune asupra documentelor arhivate este înregistrată în jurnale de sistem auditate periodic.
Tehnologii și infrastructură
o Platforma utilizează o arhitectură multi-tenant, cu separare logică completă a datelor între beneficiari;
o Stocarea documentelor este realizată în sisteme compatibile, cu replicare automată și verificări periodice de integritate;
o Datele sunt protejate atât în tranzit, cât și în repaus;
o Soluția de arhivare electronică este protejată de echipamente și soluții software de ultimă generalție pentru securitate avansată;
o Sistemul asigură interoperabilitatea prin API-uri standardizate și suportă formate deschise (PDF/A, XML, CSV, TIFF etc.).
Standardele respectate
- ISO/IEC 27001:2022 – Managementul securității informației
- ISO 9001:2015 – Managementul calității
Limitări ale dreptului de acces la documentele arhivate
Accesul la documentele arhivate este strict controlat și permis numai persoanelor autorizate, conform contractului de arhivare și politicilor interne de securitate.
Accesul poate fi limitat sau suspendat în următoarele situații:
· Nerespectarea termenilor contractuali sau a obligațiilor de plată de către beneficiar;
· Solicitări exprese din partea autorităților competente (instanțe, organe de urmărire penală, autorități de reglementare), conform legislației aplicabile;
· Detectarea unor activități neautorizate sau tentative de acces abuziv;
· Suspendarea temporară a serviciilor pentru lucrări de mentenanță, actualizări critice de securitate sau evenimente de forță majoră.
Accesul fiecărui utilizator este înregistrat în jurnalul de audit, care poate fi pus la dispoziția beneficiarului sau autorităților competente, conform prevederilor legale.
Administratorul nu va permite în niciun caz accesul la documentele arhivate altor terți fără consimțământul scris al beneficiarului sau fără o bază legală expresă
Obligațiile beneficiarilor
Beneficiarii serviciilor de arhivare electronică au responsabilitatea de a utiliza sistemul în conformitate cu legislația aplicabilă și cu termenii contractuali agreați.
Principalele obligații:
- Validitatea documentelor: Beneficiarul trebuie să transmită documente în format electronic valid, semnate electronic și însoțite de metadatele obligatorii;
- Corectitudinea conținutului: Beneficiarul este singurul responsabil pentru legalitatea, corectitudinea și integritatea conținutului documentelor arhivate;
- Confidențialitate: Este obligat să păstreze confidențialitatea datelor de acces (utilizatori, parole, token-uri) și să notifice imediat administratorul în caz de incident de securitate;
- Actualizarea informațiilor: Orice modificare a datelor de contact, a reprezentanților autorizați sau a politicii interne privind arhivarea trebuie comunicată în termen de 5 zile lucrătoare;
- Respectarea restricțiilor: Beneficiarul nu poate utiliza serviciul pentru arhivarea documentelor interzise de lege sau care conțin date clasificate ori informații de natură să afecteze securitatea națională, fără autorizație prealabilă.
Nerespectarea acestor obligații poate conduce la suspendarea temporară a accesului la serviciu, conform prevederilor contractuale.
Disponibilitatea serviciilor
Serviciul de arhivare electronică al Bithat Solutions SRL este proiectat pentru funcționare continuă, 24 de ore din 24, 7 zile pe săptămână.
Politica de disponibilitate
- Mentenanță programată: Operațiunile planificate sunt comunicate cu cel puțin 48 de ore înainte, prin portalul beneficiarilor sau prin e-mail;
- Back-up și replicare: Se efectuează copii de siguranță zilnice, cu stocare criptată și replicare geografică în două centre de date distincte.
- Testare periodică: Sistemele de restaurare și procedurile de urgență sunt testate periodic, iar rezultatele sunt documentate și auditate.
Beneficiarii sunt informați prompt cu privire la orice incident care poate afecta accesul sau integritatea documentelor arhivate.
Bithat Solutions SRL aplică un sistem riguros de management al securității informației, conform ISO/IEC 27001, și respectă pe deplin cerințele Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) privind protecția datelor cu caracter personal.
Măsurile tehnice și organizatorice includ:
- controlul strict al accesului fizic și logic la infrastructură;
- segregarea rolurilor și principiul minimului privilegiu;
- criptarea datelor sensibile;
- monitorizarea în timp real a evenimentelor de securitate;
- audituri externe periodice și instruirea personalului.
Scopul acestor măsuri este de a garanta confidențialitatea, integritatea, disponibilitatea și trasabilitatea informațiilor arhivate.
Denumirea sistemului electronic de arhivare autorizat de ADR
În activitatea de arhivare electronică Bithat Solutions SRL utilizează propriul sistem informatic „Documenta DMS”, avizat tehnic de către Autoritatea pentru Digitalizarea României, începând cu 21.07.2025, conform avizului nr. 35 din 21.07.2025.
Datele de identificare ale centrului de date autorizat ADR
Arhiva electronică administrată de Bithat Solutions SRL este găzduită în centrul de date aparţinând NXDATA S.RL. cu sediul social în București, sectorul 2, Bd.Dimitrie Pompei nr.8, etaj 3, camera 1, telefon: 021.204.30.20, fax: 021.242.50.31, autorizat să desfăşoare operaţiuni de arhivare electronică în condiţiile Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică, republicată, cu modificările și completările ulterioare, conform Deciziei Președintelui Autorității pentru Digitalizarea României nr. 521 din 01.10.2025.
Ai întrebări?
Hai să discutăm și să descoperim împreună cum digitalizarea inteligentă a documentelor și monitorizarea eficientă a proceselor interne pot transforma modul în care compania ta lucrează — mai rapid, mai clar, mai sigur.
© 2025 Toate drepturile rezervate Bithat Solutions SRL