Digitalizează complet registrul de intrare-ieșire și accelerează fluxul documentelor
Elimină timpul pierdut în căutarea și transferul documentelor Bithat aduce control, viteză și trasabilitate în procesele tale interne
Automatizare completă
Înregistrarea documentelor se face automat, indiferent dacă sunt primite prin email, poștă sau fizic. Elimini procesele repetitive și reduci timpul petrecut pe sarcini administrative. Fiecare document primește automat număr de înregistrare, dată și traseu logic în organizație. Totul este organizat fără efort, de la primire la distribuție internă.
Căutare în timp real
Motor inteligent de căutare și filtrare avansată – găsești documentele în secunde. Nu mai pierzi timp cu foldere sau denumiri confuze: totul este indexat pe metadate. Poți căuta după cuvinte cheie, status, dată sau cod de înregistrare. Accesul rapid la informație înseamnă decizii mai bune și mai rapide.
Fluxuri configurabile
Documentele sunt direcționate automat către persoanele responsabile pentru aprobare, conform organigramei. Poți defini pași paraleli, condiționați sau pe roluri, cu notificări automate. Evită blocajele: sistemul detectează întârzieri și redistribuie sarcinile.
Fluxurile pot include și semnături electronice sau atașamente automate.
Acces securizat și auditabil
Acces pe bază de roluri, log de activitate și notificări automate la fiecare pas. Fiecare interacțiune cu un document este înregistrată și trasabilă. Drepturile pot fi setate pe document, registru sau chiar pe câmpuri individuale. Respectă cerințele GDPR și ale Arhivelor Naționale cu zero compromisuri.
Integrare cu alte aplicații
Înregistrare directă din Word, Excel, Outlook, compatibil cu aplicații DMS/ERP. Poți trimite un document înregistrat direct în flux sau către un coleg, din e-mail. Documentele pot fi salvate cu un click din suita Microsoft sau din aplicații externe. Elimini duplicările, sincronizezi echipele și păstrezi totul centralizat.
Coduri de bare și ștampile
Numerotare automată, aplicare coduri de bare, imprimare și urmărire fizică sau digitală a fiecărui document. Poți poziționa vizual ștampila de înregistrare pe documente Office cu data exactă. Imprimarea codurilor de bare permite urmărirea documentelor fizice în arhivă. Traseul documentelor devine controlabil de la primire până la arhivare.
Vrei să reduci birocrația și să controlezi fiecare document din organizație?
Cu Bithat controlezi în timp real fiecare intrare și ieșire de document. Automatizezi. Aprobări mai rapide. Risc zero.
Funcționalități inteligente care simplifică registratura
Bithat administrează rapid tipuri de documente, registre multiple, atașamente, fluxuri personalizate și notificări automate. Totul într-o interfață unitară și ușor de folosit.
01. Înregistrare automată cu număr unic și dată
Fiecare document este înregistrat automat cu un număr unic și dată exactă, eliminând erorile manuale și asigurând trasabilitate completă.
06. Alertare prin email, aplicație sau SMS
Sistemul notifică automat utilizatorii la primirea, expirarea sau neprocesarea documentelor, prevenind blocajele sau întârzierile.
05. Scanare asincron + legare cu fișiere
Documentele scanate pot fi legate automat la înregistrările corespunzătoare pe baza codului de bare sau a numărului de înregistrare.
02. Inițiere automată a fluxurilor de lucru
După înregistrare, documentul este direcționat instant către persoanele responsabile, conform unui flux predefinit, fără intervenție suplimentară.
03. Export/import în PDF, XLS, CSV
Poți extrage sau importa conținutul registrelor în formate standard, pentru raportare, arhivare sau integrare cu alte aplicații.
04. Panou lateral cu status document
Vezi în timp real unde se află documentul în procesul de lucru, cine l-a accesat și care este următorul pas.
Rezultate măsurabile. Eficiență demonstrată.
Implementarea soluției Bithat aduce beneficii reale, cuantificabile în fiecare etapă a gestionării documentelor. De la reducerea timpilor de lucru și a costurilor, până la creșterea conformității și trasabilității, platforma transformă radical modul în care documentele circulă în organizație. Iată ce spun cifrele:
86%
reducerea documentelor pierdute
56%
reducerea timpilor de așteptare
88%
creștere în complianță
47%
mai multe documente procesate corect
60%
reducere costuri cu hârtia
72%
creșterea vitezei de circulație a documentelor între departamente