Pachetele standard conțin un număr predefinit de utilizatori incluși care pot folosi aplicația. Numărul de utilizatori poate fi suplimentat prin adăugarea de utilizatori suplimentari până la pragul maxim definit în pachetul următor (de ex: pachetul Small permite adăugarea de maxim 4 utilizatori suplimentari, la adăugarea a 5 utilizatori suplimentari se trece automat la pachetul Medium).

Pachetele standard dispun de o capacitate predefinită de stocare inclusă. Capacitatea de stocare poate fi suplimentată prin adăugarea de pachete de spațiu de stocare (de ex: atât pachetul Small, cât și pachetul Medium permit adăugarea unui singur bundle de capacitate de stocare, iar pachetul Large permite adăugarea a maxim 5 bundle-uri de capacitate, la depășirea acestei capacități trecându-se automat la pachetul Enterprise).

Funcția OCR permite recunoașterea și convertirea textului din documente scanate sau imagini în text editabil și căutabil. Astfel, utilizatorii pot găsi rapid informații în arhivă prin funcția de căutare (full-text search), chiar și în fișiere care inițial conțineau doar imaginea textului.

Procesarea inteligentă a documentelor în Documenta se realizează folosind soluția IDP (Intelligent Document Processing). IDP-ul din DMS Documenta folosește inteligența artificială pentru a identifica, extrage și interpreta automat date relevante din documente, indiferent de formatul lor. Acest proces reduce munca manuală și crește acuratețea prelucrării informațiilor, facilitând clasificarea și integrarea lor în fluxurile de lucru.

Soluția IDP din Documenta permite procesarea automată, clasificarea și extragerea de metadate pentru un tip predefinit de documente structurate și semi-structurate (ex. carte de identitate). În cazul în care este necesară procesarea și extragerea de metadate din tipuri noi de documente, este necesar un efort de antrenare a modulului IDP pentru a recunoaște noul tip de document).

Integrarea cu email-ul în DMS Documenta permite importul automat al mesajelor și atașamentelor direct în sistemul de management al documentelor. Astfel, corespondența electronică este arhivată automat și poate fi accesată, căutată și legată de alte documente relevante din sistem.

Integrarea cu e-Factura în DMS Documenta permite preluarea automată a facturilor electronice transmise prin sistemul național, fără intervenție manuală. Aceste facturi sunt apoi arhivate, indexate și puse la dispoziție pentru căutare, verificare și procesare în fluxurile interne.

Integrarea cu ONRC în DMS Documenta permite obținerea automată a informațiilor actualizate despre companii direct din registrul comerțului. Datele preluate pot fi asociate de către utilizatori documentelor din sistem, facilitând verificarea rapidă și corectitudinea informațiilor juridice și de identificare.