Întrebări frecvente
Intrebari generale Documenta DMS
Cum mă ajută Documenta DMS să organizez și să gestionez eficient documentele companiei mele?
Documenta DMS centralizează toate documentele într-un sistem organizat, accesibil și sigur. Poți structura conținutul pe foldere, tipuri documente, proiecte sau departamente și ai control complet asupra ciclului de viață al fiecărui fișier. Fie că este vorba despre contracte, facturi, politici interne sau corespondență, toate sunt ușor de găsit, urmărit și gestionat. Astfel, timpul pierdut cu pentru căutarea documentelor scade semnificativ, iar riscurile de pierdere sau duplicare dispar. Platforma Documenta DMS susține digitalizarea și eficientizarea proceselor interne.
Ce opțiuni oferă Documenta pentru clasificarea, căutarea și regăsirea rapidă a documentelor?
Documenta oferă clasificare avansată pe bază de foldere, tag-uri, clase și tipuri de documente, șiprecum și scheme de metadate configurabile. Motorul de căutare performant permite regăsirea documentelor printr-o căutare simplă sau avansată, după orice criteriu: titlu, autor, dată, conținut sau câmpuri personalizate. Poți salva filtre și vizualizări frecvent folosite, iar conținutul documentelor scanate este indexat automat prin OCR. Această flexibilitate face ca orice document să fie la doar câteva clicuri distanță. Eficiența regăsirii documentelor în Documenta DMS devine un avantaj operațional real.
În ce mod pot gestiona versiuni diferite ale aceluiași document și ce control am asupra modificărilor?
În ce mod pot gestiona versiuni diferite ale aceluiași document și ce control am asupra modificărilor?
Documenta păstrează automat istoricul complet al fiecărui document, cu versiuni numerotate și salvate distinct. Ai posibilitatea de a compara versiuni, de a reveni la o versiune anterioară și de a urmări cine și când, și ce modificări a efectuat. Acest control granular previne erorile și asigură trasabilitate totală, mai ales în procese sensibile. Utilizatorii nu mai lucrează pe fișiere duplicate sau trimise prin e-mail, ci pe un singur document centralizat și actualizat disponibil în timp real. Gestionarea versiunilor devine simplă și sigură.
Ce funcționalități de colaborare între utilizatori oferă Documenta?
Documenta facilitează colaborarea prin fluxuri de aprobare, comentarii, notificări și asignarea de sarcini. Mai mulți utilizatori pot lucra simultan pe același document, fiecare având roluri și permisiuni clare. Comunicarea este centralizată în platformă, eliminând nevoia de e-mailuri și fișiere separate. Poți urmări ușor progresul, feedback-ul sau punctele blocante în proces. Această abordare crește transparența și accelerează deciziile, mai ales în echipe distribuite.
Cum protejează Documenta informațiile sensibile din documente?
Documenta implementează politici avansate de securitate: criptare, autentificare multi-factor, control granular al accesului, securitate avansată, administrare utilizatori, grupuri de utilizatori, roluri și loguri detaliate. Accesul la documente poate fi restricționat în funcție de rolurile și, grupurile din care fac parte utilizatorii sistemului, locație sau dispozitiv. Sistemul monitorizează activitățile suspecte și poate trimite alerte în timp real. Documentele sensibile sunt astfel protejate împotriva accesului neautorizat sau pierderii accidentale. Platforma respectă cele mai stricte standarde de protecție a datelor.
Ce niveluri de permisiuni pot fi configurate pentru utilizatori și grupuri?
În Documenta poți configura permisiuni detaliate pentru fiecare utilizator sau grup: vizualizare, editare, aprobare, descărcare, partajare etc. Aceste drepturi pot fi setate la nivel de folder, tip de document sau chiar document individual. Astfel, fiecare angajat vede doar ce îi este relevant, fără a accesa informații sensibile din alte departamente. Permisiunile pot fi adaptate ușor pe măsură ce echipa se schimbă. Controlul strict al accesului reduce riscurile operaționale și respectă normele de conformitate.
Ce tipuri de jurnale sau rapoarte de audit sunt disponibile pentru urmărirea activităților utilizatorilor?
Ce tipuri de jurnale sau rapoarte de audit sunt disponibile pentru urmărirea activităților utilizatorilor?
Documenta păstrează un jurnal complet al tuturor acțiunilor din sistem: accesare, modificare, semnare, ștergere, descărcare etc. Aceste loguri pot fi filtrate și exportate în rapoarte pentru audit intern, controale de securitate sau cerințe legale. Ai trasabilitate completă asupra fiecărui document și utilizator, ceea ce permite identificarea rapidă a erorilor sau a accesului neautorizat. Sistemul poate genera și rapoarte automate la intervale prestabilite. Aceste funcții sunt esențiale pentru transparență și control.
Cum respectă Documenta cerințele GDPR privind stocarea și gestionarea datelor cu caracter personal?
Documenta DMS a fost construită pentru conformitate cu GDPR. Platforma permite identificarea și clasificarea documentelor care conțin date cu caracter personal, gestionarea accesului și păstrarea log-urilor pentru toate acțiunile efectuate asupra acestora. Include funcții de ștergere la cerere, export al datelor și notificări pentru incidente de securitate. Utilizatorii pot accesa doar datele relevante pentru rolul lor, iar sistemul poate impune politici stricte de retenție. Documenta reduce riscurile de sancțiuni și crește încrederea clienților.
Cum se integrează Documenta cu sistemele și aplicațiile pe care le folosim deja (ex: ERP, CRM, Office, SAP)?
Cum se integrează Documenta cu sistemele și aplicațiile pe care le folosim deja (ex: ERP, CRM, Office, SAP)?
Documenta se integrează ușor cu aplicațiile existente prin API-uri, conectori sau plugin-uri standard. Este compatibilă cu Microsoft Office 365, Outlook, serverul de email, SAP, CRM-uri populare și alte aplicații de business. Poți atașa documente direct din sistemul tău ERP, trimite automat fișiere din DMS în alte aplicații sau sincroniza date între platforme. Astfel, informația circulă fluent fără a fi duplicată. Integrarea îți oferă un ecosistem conectat, care economisește timp și reduce erorile.
Cum se realizează migrarea documentelor dintr-un sistem DMS existent în Documenta?
Migrarea datelor se face asistat sau automatizat, în funcție de sistemul din care se face transferul. Documenta permite importul în masă al documentelor, păstrând structura, metadatele și versiunile existente. Echipa noastră tehnică oferă suport complet pentru preluarea datelor și validarea integrității acestora. Procesul este planificat pentru a evita downtime întreruperile în funcționare și pentru a asigura o tranziție fără probleme. Astfel, continuitatea activității este garantată.
Ce capabilități oferă Documenta pentru semnarea electronică a documentelor și integrarea cu soluții de semnătură electronică calificată?
Ce capabilități oferă Documenta pentru semnarea electronică a documentelor și integrarea cu soluții de semnătură electronică calificată?
Documenta se integrează cu soluții de semnătură electronică recunoscute, precum CertSign, DocuSign, ROeID și altele, Trans Sped sau AlfaSign. Documentele pot fi trimise direct din platformă pentru semnare și returnate automat după finalizare. Sunt suportate atât semnăturile simple, cât și cele avansate și calificate, în conformitate cu regulamentul eIDAS. Semnăturile sunt arhivate împreună cu documentul, iar validarea integrității este automată. Procesul devine 100% digital, sigur și legal.
Cum se poate adapta Documenta la nevoile specifice ale companiei mele prin configurări sau dezvoltări personalizate?
Cum se poate adapta Documenta la nevoile specifice ale companiei mele prin configurări sau dezvoltări personalizate?
Documenta este o platformă modulară, ce permite configurări avansate fără a necesita dezvoltare software. Poți adapta formulare, fluxuri de aprobare, tipuri de documente, câmpuri personalizate și reguli de acces în funcție de structura și procesele companiei tale. Pentru cerințe specifice, echipa Documenta oferă servicii de dezvoltare personalizată și integrări dedicate. Astfel, soluția se mulează pe modul tău de lucru, nu invers. Flexibilitatea este unul dintre punctele forte ale platformei.
Ce tipuri de rapoarte și statistici pot fi generate în Documenta pentru a urmări performanța și activitatea utilizatorilor?
Ce tipuri de rapoarte și statistici pot fi generate în Documenta pentru a urmări performanța și activitatea utilizatorilor?
Documenta oferă rapoarte detaliate privind activitatea utilizatorilor, starea documentelor, durata ciclurilor de aprobare, încărcările recente și documentele în așteptare. Poți analiza performanța echipelor, identifica blocaje sau monitoriza termenele critice. Rapoartele pot fi personalizate, exportate în Excel sau PDF și chiar programate să se trimită automat. Aceste informații sunt esențiale pentru decizii bazate pe date și pentru îmbunătățirea proceselor interne.
Cum pot automatiza notificările, aprobările sau alte acțiuni legate de documente?
Documenta dispune de un motor de workflow configurabil, care permite automatizarea completă a proceselor documentare. Poți crea fluxuri de aprobare cu mai mulți pași, alerte automate la modificări, trimiteri către utilizatori responsabili și acțiuni condiționale. De asemenea, sistemul poate genera automat documente, asigna sarcini sau bloca fișiere în funcție de starea lor. Automatizarea reduce considerabil timpul de procesare și elimină erorile umane.
Ce funcționalități oferă platforma pentru urmărirea termenelor limită sau a documentelor cu valabilitate?
Ce funcționalități oferă platforma pentru urmărirea termenelor limită sau a documentelor cu valabilitate?
Platforma permite setarea de termene de valabilitate pentru fiecare document, cu notificări automate înainte de expirare. Poți configura alerte pentru reînnoirea contractelor, revizuirea politicilor interne sau expirarea autorizațiilor. Documenta poate chiar declanșa acțiuni automate la atingerea unui termen: blocare, arhivare, reasignare. Astfel, nu mai pierzi date importante și rămâi mereu în control asupra ciclului de viață al documentelor.
Cum poate fi accesat Documenta de pe diferite dispozitive și din afara sediului?
Documenta poate fi accesat din browser, fără instalare, de pe orice dispozitiv: desktop, laptop, tabletă sau telefon mobil. Există aplicații mobile dedicate pentru Android și iOS, care permit vizualizarea, aprobarea și încărcarea documentelor în mișcare. Accesul este securizat prin autentificare multifactorială și, opțional, prin VPN sau Single Sign-On. Această mobilitate îți permite să lucrezi eficient, indiferent unde te afli.
Cum facilitează Documenta căutarea rapidă și precisă a documentelor, chiar și în conținutul lor?
Documenta include un motor de căutare full-text care indexează conținutul documentelor, inclusiv al celor scanate prin OCR. Poți căuta după cuvinte-cheie, fraze exacte, autori, date, tipuri documente sau câmpuri personalizate. Rezultatele pot fi rafinate cu filtre avansate și sortate după relevanță sau dată. Platforma învață din comportamentul tău de utilizator și propune sugestii inteligente. Astfel, regăsești în câteva secunde orice document, chiar și în arhive mari.
Cum se licențiază Documenta și care sunt opțiunile disponibile pentru organizații de dimensiuni diferite?
Cum se licențiază Documenta și care sunt opțiunile disponibile pentru organizații de dimensiuni diferite?
Documenta DMS este o platformă versatilă, care oferă mai multe modele de licențiere și utilizare, adaptabile atât nevoilor companiilor private, cât și instituțiilor publice. Soluția poate fi implementată fie ca serviciu, pe bază de abonament (model OPEX), fie prin achiziție completă (model CAPEX), în funcție de strategia financiară a fiecărei organizații.
- Model OPEX (costuri operaționale – pe bază de abonament lunar):
- Documenta Cloud: Varianta standard de tip cloud, în care aplicația este găzduită într-un centru de date securizat și livrată ca serviciu SaaS (Software as a Service). Este o opțiune scalabilă și eficientă, care nu necesită investiții în infrastructură și permite accesul rapid, de oriunde, în condiții de maximă siguranță.
- Server Dedicat în Cloud (OPEX): Documenta este instalată pe un server dedicat în cloud, oferind un mediu izolat, performant și complet configurabil. Abonamentul lunar include găzduirea, mentenanța și suportul tehnic.
- Abonament On-Premise OPEX: Soluția este instalată pe serverul propriu al organizației, dar licențiată sub formă de abonament lunar. Astfel, beneficiarul păstrează controlul complet asupra infrastructurii, fără a face investiții inițiale mari.
2. Model CAPEX (costuri de capital – achiziție completă):
- On-Premise CAPEX: Aplicația este achiziționată complet prin licență perpetuă și servicii aferente (implementare, configurare, training), cu instalare locală. Este ideală pentru organizațiile care doresc să dețină controlul complet asupra soluției și preferă un model investițional tradițional.
- Cloud CAPEX: Aplicația este achiziționată complet prin licență perpetuă și servicii aferente (implementare, configurare, training), cu instalare într-un cloud al unui furnizor de astfel de servicii. Este ideală pentru organizațiile care doresc să dețină controlul complet asupra soluției, însă preferă o soluție tehnică ce asigură un grad ridicat de portabilitate / mobilitate.
Toate modelele sunt flexibile și scalabile, în funcție de numărul de utilizatori, volumul documentelor sau cerințele specifice ale fiecărui departament. Documenta poate fi licențiată modular, pentru a se adapta atât IMM-urilor, cât și companiilor mari, cu structuri complexe.
Este posibilă arhivarea electronică conform legislației?
Da, Documenta DMS respectă integral cerințele impuse de Arhivele Naționale din România și standardele privind păstrarea și evidența documentelor în format electronic. Platforma permite definirea termenelor de păstrare, clasificarea documentelor pe categorii arhivistice, aplicarea codurilor de bare, semnăturii electronice și marcării temporale — toate necesare pentru validarea legală a arhivei digitale.
În plus, sistemul oferă trasabilitate completă asupra fiecărui document arhivat, de la momentul înregistrării până la scoaterea din evidență, conform duratei de retenție legale. Astfel, organizațiile pot renunța treptat la arhiva fizică, fără riscuri legale sau administrative, și pot răspunde rapid la solicitările de audit, control sau reconstituire a documentelor.
Cum se licențiază Documenta și care sunt opțiunile disponibile pentru organizații de dimensiuni diferite?
Documenta DMS este o platformă versatilă, care oferă mai multe modele de licențiere și utilizare, adaptabile atât nevoilor companiilor private, cât și instituțiilor publice. Soluția poate fi implementată fie ca serviciu, pe bază de abonament (model OPEX), fie prin achiziție completă (model CAPEX), în funcție de strategia financiară a fiecărei organizații.
- Model OPEX (costuri operaționale – pe bază de abonament lunar):
- Documenta Cloud: Varianta standard de tip cloud, în care aplicația este găzduită într-un centru de date securizat și livrată ca serviciu SaaS (Software as a Service). Este o opțiune scalabilă și eficientă, care nu necesită investiții în infrastructură și permite accesul rapid, de oriunde, în condiții de maximă siguranță.
- Server Dedicat în Cloud (OPEX): Documenta este instalată pe un server dedicat în cloud, oferind un mediu izolat, performant și complet configurabil. Abonamentul lunar include găzduirea, mentenanța și suportul tehnic.
- Abonament On-Premise OPEX: Soluția este instalată pe serverul propriu al organizației, dar licențiată sub formă de abonament lunar. Astfel, beneficiarul păstrează controlul complet asupra infrastructurii, fără a face investiții inițiale mari.
2. Model CAPEX (costuri de capital – achiziție completă):
- On-Premise CAPEX: Aplicația este achiziționată complet prin licență perpetuă și servicii aferente (implementare, configurare, training), cu instalare locală. Este ideală pentru organizațiile care doresc să dețină controlul complet asupra soluției și preferă un model investițional tradițional.
- Cloud CAPEX: Aplicația este achiziționată complet prin licență perpetuă și servicii aferente (implementare, configurare, training), cu instalare într-un cloud al unui furnizor de astfel de servicii. Este ideală pentru organizațiile care doresc să dețină controlul complet asupra soluției, însă preferă o soluție tehnică ce asigură un grad ridicat de portabilitate / mobilitate.
Toate modelele sunt flexibile și scalabile, în funcție de numărul de utilizatori, volumul documentelor sau cerințele specifice ale fiecărui departament. Documenta poate fi licențiată modular, pentru a se adapta atât IMM-urilor, cât și companiilor mari, cu structuri complexe.
Cum facilitează Documenta căutarea rapidă și precisă a documentelor, chiar și în conținutul lor?
Documenta include un motor de căutare full-text care indexează conținutul documentelor, inclusiv al celor scanate prin OCR. Poți căuta după cuvinte-cheie, fraze exacte, autori, date, tipuri documente sau câmpuri personalizate. Rezultatele pot fi rafinate cu filtre avansate și sortate după relevanță sau dată. Platforma învață din comportamentul tău de utilizator și propune sugestii inteligente. Astfel, regăsești în câteva secunde orice document, chiar și în arhive mari.
Întrebări Documenta Cloud
Ce avantaje oferă trecerea la Documenta Cloud și cum se desfășoară procesul de migrare fără a afecta activitatea curentă?
Ce avantaje oferă trecerea la Documenta Cloud și cum se desfășoară procesul de migrare fără a afecta activitatea curentă?
Trecerea la Documenta Cloud înseamnă acces rapid la o platformă modernă, scalabilă și sigură, fără investiții majore inițiale în infrastructură. Procesul de migrare este planificat și asistat de echipa tehnică pentru a asigura continuitatea operațiunilor, fără perioade de întrerupere. Datele sunt transferate securizat și validate, iar utilizatorii pot lucra în paralel cu vechiul sistem până la completarea migrației. Beneficiile includ flexibilitate, acces de oriunde și costuri predictibile pe bază de abonament.
În ce mod sunt protejate datele companiei mele atunci când folosesc Documenta Cloud?
Documenta Cloud utilizează tehnologii avansate de securitate, cum ar fi criptarea datelor în tranzit și la stocare, autentificare multi-factor și monitorizare continuă a accesului. Datele sunt găzduite în centre de date cu certificări internaționale de securitate, iar accesul este controlat granular în funcție de rolurile utilizatorilor. Backup-uri regulate și planuri de recuperare în caz de dezastru asigură integritatea și disponibilitatea informațiilor critice.
Care este infrastructura de găzduire a datelor în Documenta Cloud și unde sunt localizate centrele de date?
Care este infrastructura de găzduire a datelor în Documenta Cloud și unde sunt localizate centrele de date?
Datele stocate în Documenta Cloud sunt găzduite în centre de date moderne, securizate, cu standarde ridicate de disponibilitate și protecție fizică și cibernetică. Locația exactă a acestor centre poate varia în funcție de contract și reglementările regionale, dar sunt situate în zone cu infrastructură stabilă din Europa sau alte regiuni strategice. Astfel, se asigură conformitatea cu normele legale privind protecția datelor și continuitatea serviciului.
Ce capacitate de stocare este alocată utilizatorilor în cadrul platformei Documenta Cloud?
Spațiul de stocare standard alocat fiecărei instanțe variază în funcție de planul ales și poate începe de la un nivel suficient pentru documentele obișnuite ale unei echipe. Platforma permite însă extinderea flexibilă a spațiului de stocare pe măsură ce nevoile cresc, prin abonamente suplimentare. Astfel, companiile pot începe cu un plan adaptat și își pot crește capacitatea fără întreruperi sau migrații complexe.
Cum poate fi extins spațiul de stocare în cazul în care compania are nevoie de mai mult decât cel inclus inițial?
Cum poate fi extins spațiul de stocare în cazul în care compania are nevoie de mai mult decât cel inclus inițial?
Documenta Cloud oferă opțiuni flexibile pentru extinderea spațiului de stocare. Acest lucru se realizează prin actualizarea planului de abonament, ceea ce permite adăugarea rapidă a capacității suplimentare fără pierderi de date sau întreruperi în utilizare. Procesul este transparent și poate fi ajustat pe termen scurt sau lung, în funcție de volumul documentelor sau de creșterea numărului de utilizatori.
Cum pot fi definite și gestionate drepturile de acces, rolurile și restricțiile pentru diferiți utilizatori în Documenta?
Cum pot fi definite și gestionate drepturile de acces, rolurile și restricțiile pentru diferiți utilizatori în Documenta?
Documenta oferă un sistem avansat de gestionare a permisiunilor, care permite definirea clară a rolurilor și drepturilor de acces pentru fiecare utilizator sau grup. Poți stabili cine poate vizualiza, edita, șterge sau aproba documente, iar restricțiile pot fi personalizate pe tipuri de documente, proiecte departamente sau grupuri de utilizatori. Acest nivel de control ajută la protejarea informațiilor sensibile și la asigurarea conformității cu politicile interne și reglementările legale.
Ce opțiuni există pentru a accesa în siguranță documentele din afara biroului sau de pe dispozitive mobile?
Ce opțiuni există pentru a accesa în siguranță documentele din afara biroului sau de pe dispozitive mobile?
Platforma Documenta Cloud este accesibilă prin orice browser web și aplicații mobile dedicate, optimizate pentru Android și iOS. Accesul este securizat prin autentificare multi-factor și politici de securitate configurabile, care pot limita accesul în funcție de locație sau dispozitiv. Astfel, utilizatorii pot lucra în deplină siguranță și mobilitate, având acces la documente oriunde și oricând, fără riscuri suplimentare.
Ce tipuri de fișiere pot fi încărcate și gestionate în platforma Documenta Cloud?
În Documenta Cloud poate fi încărcat orice tip de fișier, indiferent de tipul sau formatul acestuia. Din punct de vedere al vizualizării documentelor din interfață, Documenta Cloud suportă o gamă largă de formate, inclusiv documente text (Word, PDF), foi de calcul (Excel), imagini, fișiere scanate, e-mailuri, prezentări și multe altele. Platforma permite și indexarea conținutului fișierelor pentru căutare rapidă, inclusiv prin tehnologia OCR pentru documentele scanate. Astfel, indiferent de tipul sau formatul informațiilor, acestea pot fi centralizate și gestionate eficient.
Cum funcționează colaborarea simultană între mai mulți utilizatori pe același document în Documenta?
Cum funcționează colaborarea simultană între mai mulți utilizatori pe același document în Documenta?
Mai mulți utilizatori pot lucra pe același document folosind funcționalitățile de versionare și comentarii ale Documenta. Modificările sunt urmărite și salvate ca versiuni distincte, iar comentariile permit comunicarea directă în cadrul platformei, fără a folosi e-mailuri externe. Astfel, colaborarea devine transparentă, iar conflictul între versiuni este evitat, facilitând o muncă de echipă fluidă și organizată.
Cum pot urmări modificările aduse unui document și cine le-a realizat?
Documenta păstrează o jurnalizare a tuturor operațiunilor efectuate în platformă, ce include un istoric complet al tuturor modificărilor efectuate asupra unui document, inclusiv cine a făcut modificarea și când. Acest lucru permite revenirea la versiuni anterioare sau compararea conținutului între versiuni. Această trasabilitate este esențială pentru procesele ce necesită audit, aprobare și conformitate, asigurând transparență și responsabilitate în gestionarea documentelor.
Cum facilitează Documenta Cloud regăsirea rapidă a documentelor chiar și în arhive complexe?
Motorul de căutare integrat în Documenta permite identificarea documentelor după titlu, conținut, metadate sau câmpuri personalizate. Datorită tehnologiei OCR, chiar și textele din documentele scanate sunt indexate și pot fi căutate rapid. Căutările pot fi filtrate și sortate pentru precizie, iar interfața intuitivă ajută utilizatorii să găsească în câteva secunde orice informație, indiferent de volumul arhivat.
Ce soluții de semnătură electronică pot fi integrate în Documenta Cloud și cum se aplică în procesele de lucru?
Ce soluții de semnătură electronică pot fi integrate în Documenta Cloud și cum se aplică în procesele de lucru?
Documenta Cloud suportă integrarea cu soluții de semnătură electronică recunoscute, precum CertSign, DocuSign sau soluții locale conforme cu legislația eIDAS. Documentele pot fi trimise pentru semnare direct din platformă, iar statusul semnăturii este monitorizat în timp real. Astfel, procesele devin complet digitale, rapide și sigure, eliminând nevoia de printare și semnare manuală.
Există o limită pentru dimensiunea documentelor care pot fi încărcate în platformă?
Documenta Cloud suportă fișiere de dimensiuni mari, iar limita maximă poate varia în funcție de planul ales și capacitatea spațiului de stocare. Această limită este stabilită astfel încât să nu afecteze performanța sistemului și să asigure o experiență fluidă pentru utilizatori. În caz de necesitate, această limită poate fi ajustată prin consultare cu echipa tehnică.
Ce se întâmplă cu documentele și datele companiei dacă alegem să întrerupem utilizarea Documenta Cloud?
Ce se întâmplă cu documentele și datele companiei dacă alegem să întrerupem utilizarea Documenta Cloud?
În cazul în care decideți să renunțați la serviciu, toate datele și documentele pot fi exportate în formate standard, pentru a asigura continuitatea activității și arhivarea legală. Procesul de export este simplu și asistat de echipa tehnică, iar platforma oferă garanția păstrării integrității datelor până la ultima zi de utilizare. Astfel, controlul informațiilor rămâne întotdeauna în mâinile beneficiarului.
Ce nivel de suport tehnic este oferit pentru utilizatorii Documenta Cloud și ce garanții sunt incluse prin SLA?
Ce nivel de suport tehnic este oferit pentru utilizatorii Documenta Cloud și ce garanții sunt incluse prin SLA?
Documenta oferă suport tehnic dedicat, disponibil prin canale multiple (telefon, email, platformă ticketing), cu timpi de răspuns clari definiți prin SLA (Service Level Agreement). Nivelul suportului poate varia în funcție de planul ales, asigurând asistență rapidă și eficientă pentru orice problemă tehnică sau întrebare. Monitorizarea continuă și actualizările regulate asigură stabilitate și performanță optimă.
Cum susține Documenta Cloud colaborarea între echipe și fluxurile de lucru distribuite?
Platforma facilitează colaborarea prin funcționalități precum fluxuri automate de aprobare, comentarii, notificări și atribuirea de sarcini. Echipele pot lucra sincronizat, indiferent de locație, urmărind progresul documentelor și deciziilor într-un singur spațiu digital. Astfel, Documenta Cloud optimizează procesele interne, reduce timpii de răspuns și crește transparența comunicării.
Cum se pot integra Documenta Cloud cu aplicațiile deja utilizate în companie, cum ar fi ERP-uri, CRM sau Microsoft Office?
Cum se pot integra Documenta Cloud cu aplicațiile deja utilizate în companie, cum ar fi ERP-uri, CRM sau Microsoft Office?
Documenta Cloud oferă conectori și API-uri care facilitează integrarea cu cele mai populare aplicații de business, inclusiv ERP, CRM, Microsoft Office sau alte sisteme personalizate. Această interoperabilitate permite sincronizarea datelor și documentelor, evitând duplicarea muncii și erorile. Integrarea este configurabilă pentru a răspunde fluxurilor specifice ale companiei și crește eficiența operațională.
Cum mă ajută Documenta Cloud să ofer un avantaj competitiv și să diferențiez compania mea pe piață?
Adoptând Documenta Cloud, compania ta beneficiază de digitalizare completă a fluxurilor documentare, cu acces rapid și sigur la informații, colaborare eficientă și conformitate legală. Automatizarea proceselor reduce costurile și timpii de procesare, iar transparența deciziilor întărește încrederea partenerilor și clienților. Astfel, devii mai agil, inovativ și pregătit pentru provocările pieței moderne.
Ce resurse sunt disponibile pentru instruirea rapidă a utilizatorilor care încep să folosească platforma?
Ce resurse sunt disponibile pentru instruirea rapidă a utilizatorilor care încep să folosească platforma?
Documenta pune la dispoziție tutoriale video, ghiduri / manuale scrise, sesiuni live de training și suport dedicat pentru facilitarea adoptării rapide. Platforma are o interfață intuitivă, iar resursele educaționale sunt actualizate constant pentru a reflecta noile funcționalități. Acest suport complet ajută utilizatorii să devină productivi în timp scurt și să exploateze pe deplin potențialul sistemului.
© 2025 Toate drepturile rezervate Bithat Solutions SRL