Acces instant la informații. Fără timp pierdut, fără căutări inutile.
Productivitate crescută prin acces rapid la documente.
Căutare inteligentă. Răspunsuri imediate.
Din foldere dezordonate la acces digital eficient.
Documentele tale, mereu la un click distanță.
Clasificarea inteligentă și indexarea automată transformă modul în care documentele sunt organizate și regăsite în Bithat
Clasificare automată
Documentele sunt organizate pe baza atributelor, nu în directoare rigide. Sistemul clasifică fișierele în mod automat după reguli logice (tip document, client, proiect etc.), fără ca utilizatorul să decidă manual unde să le salveze. Astfel, orice document ajunge în contextul potrivit, iar informația este întotdeauna acolo unde te aștepți să fie.
Indexare prin metadate
Fiecare document este descris prin câmpuri relevante (titlu, beneficiar, dată etc.). Aceste metadate devin criterii de căutare, sortare și filtrare. Poți regăsi un document fără să știi unde este salvat, doar tastând „client X + martie 2023” sau orice combinație relevantă. Indexarea este baza organizării moderne și inteligente.
Reguli inteligente de denumire
Denumirile pot fi generate automat în funcție de atributele alese. De exemplu, un contract poate fi salvat automat cu denumirea „Contract_ClientX_2023-04-12”, eliminând variațiile subiective și haosul de fișiere numite generic. Această coerență ajută la arhivare, regăsire și trasabilitate pe termen lung.
Preluare din alte sisteme
Indexarea poate include date preluate din CRM sau ERP. Astfel, nu e nevoie de reintroducerea datelor deja existente în alte aplicații. Documenta extrage automat câmpuri relevante, le atașează documentului și le păstrează sincronizate, reducând efortul uman și riscul de eroare.
Configurare fără cod
Atributele și regulile sunt gestionate de administrator, fără intervenție IT. Ai flexibilitatea de a adapta modul de lucru pe măsura ce procesele evoluează. Adaugi câmpuri noi, modifici reguli sau creezi tipuri de documente personalizate, direct din interfață, cu un minimum de training.
Căutare avansată după criterii multiple
Găsești orice document după orice combinație de filtre relevante. Poți căuta după tip document, dată, beneficiar, autor, cuvinte-cheie din conținut sau starea procesului. Motorul de căutare al Documenta este rapid și precis, oferind rezultate în timp real chiar și în baze de date complexe.
Vrei să ai ordine, control și căutare instantă în toate documentele?
Indexarea cu metadate transformă arhiva într-un sistem inteligent. Documentele nu mai sunt pierdute în haosul folderelor.
Cum îți ușurează munca clasificarea și indexarea inteligentă?
Salvarea documentelor în directoare tradiționale nu mai este suficientă. Cu Bithat, fiecare fișier este indexat după conținut, context și metadate. Sistemul recunoaște automat ceea ce este important și clasifică documentele în funcție de reguli, atribute și utilizare. Căutarea devine intuitivă. Organizarea – impecabilă.
01. Contracte
Indexare după părți, dată, termen, categorie și stare.
06. Documente tehnice
Indexare după cod produs, revizie, client sau termen livrare.
05. Corespondență
Organizare după expeditor, număr de înregistrare și statut.
02. Facturi
Căutare rapidă după număr, dată, furnizor sau sumă.
03. Proiecte
Grupare logică a documentelor aferente fiecărui proiect.
04. Cereri
Clasificare automată după tipul cererii și departament.
Organizare inteligentă. Rezultate imediate.
Un sistem de clasificare și indexare inteligentă nu doar structurează informația — ci o transformă într-un avantaj operațional real. Automatizarea proceselor de organizare reduce erorile, accelerează accesul la documente și scade semnificativ timpul necesar pentru instruirea personalului nou. Iar când totul este căutabil, vizibil și ordonat, deciziile devin mai rapide, iar procesele — mai eficiente.
70%
reducere a timpului de regăsire a unui document
85%
scădere a erorilor de clasificare manuală
60%
mai multă productivitate în procesele interne
50%
reducere a timpului de training pentru angajați noi
90%
dintre fișiere sunt indexate fără intervenție umană
100%
vizibilitate asupra structurii informaționale